¿Cómo organizar un evento y no morir en el intento?

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¿Cómo organizar un evento y no morir en el intento?

Organizar un evento no es tarea sencilla, eso todos lo sabemos, pero tampoco imposible siempre y cuando tengamos una excelente organización y planificación. En este artículo te ayudaremos con algunos puntos importantes para que puedas no solo organizar tu evento, sino que este sea todo un éxito.

Ya sea un evento para tu empresa, un congreso internacional o un evento para clientes potenciales. Puedes tener 1 año o 1 mes para realizarlo pero el éxito de tu evento repercutirá en que tanta importancia le demos a los puntos que mencionamos al principio que son la organización y planificación.

Entonces, vamos a organizar y planificar el evento en 5 vertientes.

La fecha del evento.

Uno de los puntos primordiales al organizar un evento es elegir correctamente la fecha para realizarlo. Tomando en cuenta el tiempo que tendríamos para la organización, si los asistentes que nos interesan podrán asistir, las condiciones ambientales para esa fecha y la disponibilidad de nuestros distribuidores.

El propósito

¿Qué buscamos lograr en el evento? ¿Qué objetivos se persiguen alcanzar? Son las preguntas fundamentales que debemos hacernos para así conocer la audiencia y sus necesidades durante el evento.

Promocionar, entretener, sorprender o capacitar el propósito del evento jugará un rol importante puesto que a partir de conocerlo iremos organizando lo necesario para que nuestro público se lleve la mejor experiencia.

La estrategia

La estrategia es otra parte fundamental al momento de organizar y planificar nuestro evento. Y será de suma importancia para que nuestro evento sea todo un éxito.

Con respecto a nuestro propósito se deberá realizar una estrategia que lleve a nuestra audiencia a realizar una acción. Convertir a nuestros prospectos en clientes, lograr que compren nuestro producto o que sea para nuestra audiencia una experiencia inolvidable el evento será logrado mediante varios medios que capten la atención y le hagan llegar de manera eficaz nuestro mensaje.

Para lograr esto tendremos que seleccionar los medios adecuados, eficaces y que tengan un buen retorno de inversión para poder adaptarlo a nuestro presupuesto. Entre las opciones se encuentran Sistemas de audio, Folletos, Edecanes, Obsequios, proyectores y Pantallas LED Gigantes.

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El presupuesto.

No debemos caer en la trampa que un mayor presupuesto garantizará un evento exitoso puesto que puede ser contraproducente a la hora de organizar todo los elementos.

Si es un evento empresarial siempre buscaremos reducir los costos pero sin poner en riesgo la calidad del evento, por eso es necesario hacer cotizaciones con distintos proveedores que puedan garantizarnos la mejor calidad al menor costo.

Por tales motivos la planificación y el presupuesto están fuertemente ligados.

El lugar

Teniendo especificado el propósito del evento podremos conocer las necesidades para que nuestro evento sea un éxito, pero es muy importante que el lugar que elijamos para realizar el evento cuente con todas las características adecuadas para poder ejecutar correctamente lo ya planificado.

Fuente de corriente, espacio suficiente para nuestro público, red Wi-Fi así como el fácil acceso que debe tener el lugar del evento son algunas cuestiones que debemos tener en cuenta al momento de elegir el lugar.

Conclusión

Si se logra una buena planificación y organización de los elementos anteriormente mencionado es seguro que tendremos un evento exitoso en el cual podamos lograr nuestros objetivos con nuestra audiencia. Todo dependerá de no perder de vista nuestro propósito y alcanzarlo mediante una buena planificación y organización del evento.

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